Gdy spółka akcyjna nie wydała dokumentu akcji… W kontekście nowych przepisów o obowiązkowej dematerializacji akcji.

Począwszy od 1 stycznia 2021 r., gdy wejdą w życie przepisy Ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw, akcje obowiązkowe stanie się prowadzenie rejestru akcjonariuszy, a akcje przestaną mieć formę dokumentu. Spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne zobowiązane będą do przeprowadzenia obowiązkowej dematerializacji istniejących dokumentów akcji.

Osoby upoważnione do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki akcyjnej albo komandytowo-akcyjnej w ramach tego procesu zobowiązane będą do wezwania akcjonariuszy do wydania dokumentów akcji pod karą grzywny do 20 000 zł. Pierwsze takie wezwanie musi odbyć się przed 30 czerwca 2020 r.

W praktyce dość często zdarza się jednak, że spółka nie wydała akcjonariuszom dokumentów akcji bądź nawet ich nie stworzyła. W tej sytuacji, publikowanie wezwań stałoby się fikcją. Pojawia się więc pytanie: jak spełnić ustawowy wymóg wezwania akcjonariuszy do wydania dokumentów akcji, gdy fizycznie taki dokument nie istnieje lub nie został wydany akcjonariuszom?

Ustawodawca, wprowadzając obowiązek wezwania nie wprowadził zastrzeżenia „chyba że nie zostały one wydane”. Trudno także przewidzieć, czy podmioty prowadzące rejestr akcjonariuszy uznają za stosowne prowadzenie rejestru np. na podstawie księgi akcyjnej wydawanej dla akcji imiennych i świadectw tymczasowych czy innych dokumentów z pominięciem dokumentów akcji. Wydaje się to mało prawdopodobne w kontekście wymaganej od nich należytej staranności.

Wydaje się więc, że z punktu widzenia zarządzania ryzykiem zarząd winien podjąć czynności mające na celu doprowadzenie do sytuacji, w której dokumenty akcji zostaną wydane akcjonariuszom, tak aby móc następnie wezwać do ich złożenia zgodnie z przepisami.

W sytuacji, gdy spółka posiada bardzo dużą liczbę akcjonariuszy, tego typu przedsięwzięcie może jednak okazać się zbyt kłopotliwe. Warto wówczas rozważyć alternatywne rozwiązania, zważając jednak na konieczność spełnienia wymogu ustawowego (np. poprzez odpowiednie umowy z akcjonariuszami).

Jest także druga strona medalu: brak posiadania dokumentu akcji jest niekorzystny z punktu widzenia akcjonariuszy. W chwili wejścia w życie całości przepisów o dematerializacji akcji, a więc 1 stycznia 2021 r., w ogóle nie będzie już możliwe wydanie tego rodzaju dokumentu. Akcjonariusz, który odpowiednio wcześnie nie zadba o wydanie dokumentu pozbawia się istotnego dowodu, iż przysługują mu prawa udziałowe wobec spółki. Ustawa przewiduje, że jeszcze przez 5 lat po wejściu w życie ustawy dokumenty akcji zachowają taką moc dowodową, mimo iż wygaśnie ich moc dowodowa. Stąd też należy się spodziewać, iż niezależnie od działań spółki akcjonariusze podejmą działania zmierzające do wydania im dokumentów akcji.

Starannie działający zarząd nie powinien jednak czekać na tego rodzaju pojedyncze wezwania, lecz podjąć zawczasu odpowiednie kroki związane z uporządkowaniem kwestii wydania dokumentów akcji.

Jak możemy pomóc?

• Doradztwo w zakresie tworzenia dokumentów akcji na okaziciela oraz akcji imiennych
• Doradztwo w zakresie konieczności wydania dokumentów akcji oraz alternatywnych metod pozwalających spełnić wymagania ustawowe
• Doradztwo dla akcjonariuszy w sytuacji braku wydania dokumentów akcji przez spółkę